30 maart 2020 - Vanwege de huidige ontwikkelingen omtrent het coronavirus, besluiten veel bedrijven om hun medewerkers thuis te laten werken. Het is in dat geval best lastig om bij te praten met je collega’s. Door middel van zogenoemde videoconferenties, webmeetings of conference calls, is het mogelijk om op afstand te vergaderen. Er zijn verschillende betaalde én gratis software die jij kunt gebruiken om in contact te blijven met jouw collega’s.
Aangezien wij dagelijks veel vragen op gebied van software en apparatuur voor online vergaderen en webmeetings, hebben we een ‘alles wat je moet weten over’-gids ontwikkeld voor handvatten bij het kiezen van de juiste tools voor online vergaderen.
De inhoud van deze gids:
Gratis software voor online vergaderen & videobellen
- Zoom
- Webex by Cisco
- Whereby
- Whatsapp / Facetime
Professionele software voor online vergaderen & videobellen
- 3CX
- Microsoft Teams
- Google Hangouts
Headset voor online vergaderen & videobellen
- Oortjes of headset?
- Apple Airpods Pro
- Jabra headset
- Hoe koppel je een headset voor online vergaderen / videobellen?
Als laatste geven wij jou 6 tips voor online vergaderen!
Gratis software voor online vergaderen & videobellen
Vaak zijn gratis software voor het voeren van webmeetings binnen jouw organisatie een prima optie. Zo zijn de basisfunctionaliteiten beschikbaar waardoor jij met een (kleine) groep kunt web vergaderen. Het nadeel van gratis software is dat het natuurlijk zijn beperkingen heeft. Bij beperkingen kun je denken aan (push) advertenties, betaalde add-ons en vergaderen tot max 5 personen. Vanwege het coronavirus, worden er tijdelijk diverse online vergadertools gratis beschikbaar gesteld. Zoom is hier een voorbeeld van.
1. Zoom
Met Zoom is het mogelijk om met veel werknemers tegelijkertijd online te vergaderen. Deze tool staat bekend als kwalitatief hoogwaardige audio- en videofunctionaliteiten. Het grote nadeel van Zoom is dat je maximaal 40 minuten lang achter elkaar kunt vergaderen. Op zich wél goed voor teams die graag korter en effectiever op afstand willen web vergaderen 😉.
Mocht je een online vergadertool nodig hebben voor onderwijsdoeleinden, dan is Zoom vanwege de coronacrisis tijdelijk gratis beschikbaar. Voor het onderwijs is deze online vergadertool handig: je kunt namelijk je scherm delen met anderen. Fijn als je bijvoorbeeld presentaties door wil nemen of workshops wilt geven.
2. Webex by Cisco
Webex is een online vergadertool vergelijkbaar met de bovenstaande tool Zoom. In tegenstelling tot Zoom kun je met de gratis variant van Webex zo lang vergaderen en videobellen als je wilt met 100 medewerkers tegelijk.
Naast de basisfunctionaliteiten die je verwacht bij online vergadertools, richt Webex zich specifiek op webinars en online trainingen.
3. Whereby
Wil je snel van start gaan met online vergaderen én heb je geen zin om je te moeten registreren? Dan is Whereby misschien wel een geschikte tool voor jou. Het enige wat je moet doen is naar de website gaan en je naam in te vullen. Door dit de doen maakt de software automatisch een “room” aan, die krijgt een eigen URL die je dan weer kan delen met je medewerkers.
Met de gratis versie van Whereby is het mogelijk om met vier collega’s in één room te vergaderen. Zo is er ook een betaalde versie, hier beschik je over meer functionaliteiten, zoals het reserveren van een speciale link voor eigen gebruik.
4. Whatsapp / Facetime
Dit zijn veruit de meest bekende tools voor videobellen uit dit rijtje. Wel moeten we bij deze vergadertools een kanttekening zetten: het zijn niet per se zakelijke tools voor online vergaderen zoals de bovenstaande. Wel kun je met beide tools meerdere contacten uitnodigen voor een videocall. Whatsapp kan met vier personen tegelijk, Facetime met 32 personen.
Ze hebben allebei hun voordelen. De beeld- en geluidskwaliteit van Facetime is hoog, ook kun je op je scherm tekst en stickers plaatsen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om bepaalde apps te openen, die tijdens de videocall zichtbaar zijn voor diegene(n) waarmee je belt. Het nadeel is dat het alleen op Apple producten werkt, Whatsapp daarentegen, is beschikbaar voor iedereen met Whatsapp geïnstalleerd. Whatsapp biedt helaas niet de mogelijkheid om tekst, documenten, etc. te delen met anderen.
Professionele software voor online vergaderen & videobellen
Wil je het online vergaderen voor bedrijven professioneel aanpakken? Dan zijn de onderstaande vergadertools iets voor jouw bedrijf. Met deze professionele software is (bijna) alles wel mogelijk als je het hebt over functionaliteiten binnen videoconferenties.
1. 3CX
Het complete alles-in-een telefonieplatform 3CX heeft een geïntegreerde functie voor videoconferenties. Het voordeel is dat je videoconferenties vanuit je telefooncentrale worden opgezet, waardoor je super veilige en stabiele videoconferenties kunt houden.
3CX heeft een webclient, er komen dus geen installaties aan te pas om van start te gaan met online vergaderen van 3CX. Het systeem maakt gebruik van WebRTC technologie. Het voordeel hiervan is dat gebruikers direct kunnen deelnemen aan een videoconferenties zonder extra plug-ins te hoeven downloaden. Dit is prettiger voor jou, je partners, klanten en medewerkers.
Daarnaast is het mogelijk om complete powerpoints, whiteboards en PDF-bestanden te delen met deelnemers van de online vergadering. Kom meer te weten over 3CX.
2. Microsoft Teams
Teams. Het zakelijke communicatieplatform van Microsoft, dat Skype voor Bedrijven op termijn gaat vervangen. Dit platform heeft een videobelfunctie waarmee je online kunt vergaderen op afstand met maximaal 250 personen.
Het voordeel van Teams is dat het een gebruiksvriendelijke hub heeft en de apps zijn toegankelijk voor vrijwel elk systeem: Windows, MacOS, Android en iOS. Maak je binnen de organisatie van Microsoft office (Outlook, OneDrive, OneNote, etc.) dan kun je vanwege de handige integratie gebruik maken van deze programma’s binnen een videocall. Denk hierbij aan het plannen van een belgesprek of vergadering op afstand met je team binnen Outlook. Vervolgens kun je aan deze afspraak bepaalde actielijsten, notulen of presentaties toevoegen.
3. Google Hangouts
De online vergadertool van Google: Hangouts. Het enige wat je nodig hebt om met Hangouts te beginnen is een Google of Gmail account. Wat handig is aan deze tool, is dat gesprekken automatisch gesynchroniseerd worden tussen verschillende apparaten (mobiel, tablet en computer). Start je een conferentie op je computer, dan kun je de vergadering eventueel voortzetten op je telefoon.
Werk je veel met Google, zoals Gmail, Google Drive of Spreadsheets? Dan is het mogelijk om bestanden – tijdens een videoconferentie – met elkaar te delen.
Om te kijken of Google Hangouts iets voor je is, kun je het twee weken gratis uitproberen.
Hardware voor online vergaderen & videobellen
Om online vergaderingen moeiteloos te laten verlopen, zijn er bepaalde hardware eisen cruciaal. Mobiele telefoons, laptops en tablets moeten uiteraard goed uitgerust zijn met een camera en microfoon. In de meeste gevallen zijn de nieuwste devices uitgerust met speciale software die omgevingsgeluiden reduceren. Heb jij geen nieuwer device, dan is een headset misschien wel een optie voor jou. Wij laten de opties aan je zien:
Oortjes of headset
Iedereen heeft wel een set oortjes in huis. Als het oortjes zijn met audio én microfoon, gebruik deze dan. Het scheelt in ieder geval in geluids- en microfoon geluid, vergeleken met de audio en microfoon van je laptop. Gebruik je een headset voor muziek luisteren? Kijk dan even of deze headset uitgerust is met een microfoon, dan kan je hem gebruiken voor je online vergadering!
Apple Airpods Pro
Maak je toevallig gebruik van Apple Airpods Pro? Dan zijn deze ideaal voor het voeren van online vergaderingen. Het is namelijk mogelijk om achtergrondgeluiden met active noisecontrol te elimineren. Ook is het audiogeluid en de microfoonkwaliteit echt super als je je airpods verbindt met bijvoorbeeld Teams of andere online vergadertools. Heb je deze nog niet? Er zit een behoorlijk prijskaartje aan dus bedenk of je in dat geval niet liever een headset gebruikt van bijvoorbeeld Jabra.
Jabra headset
Jabra headsets zijn speciaal ontwikkeld voor het voeren van telefoongesprekken en videoconferenties. Een uitstekende en betaalbare optie. Bepaal of je een mono-headset neemt of een stereo-model. Met een mono kun je uiteraard prima vooruit, een stereo headset is super fijn voor het uitschakelen van vervelende achtergrondgeluiden.
Hoe koppel je een headset voor online vergaderen of videobellen?
Heb je een headset of oortjes mét draad? Dan spreekt dit gewoon voor zich. Plug het in en je bent ready to go! Bij draadloze modellen, kun je jouw headset via Bluetooth met je PC, smartphone of iPad verbinden. Soms heb je een bluetooth USB nodig om de headset op je device te zichtbaar te krijgen.
Sindskort kun je dus ook je complete (Jabra) headset integreren met onze 3CX oplossing.
Enkele tips voor online vergaderen voor bedrijven
Om je online vergadering succesvol te laten verlopen, is het handig om een aantal basisregels aan te houden. Wil je een dat je videoconferentie die gestroomlijnd verloopt? Gebruik dan de onderstaande tips.
- Wees op tijd voor je online vergadering
- Zorg dat deelnemers gemakkelijk kunnen inloggen
- Geef een korte introductie van jezelf voordat je spreekt
- Laat mensen uitpraten
- Zorg voor stabiel internet
- Reduceer achtergrondgeluiden en voorkom afleidend beeld
Hopelijk hebben we jou met hulp van deze gids op weg geholpen richting online vergaderen. Wij wensen jou een succesvolle en fijne vergadering op afstand. Heb je vragen over online vergaderen met 3CX geïntegreerde webmeetings en videoconferentie tools? Neem dan contact op voor een persoonlijk adviesgesprek.
