Een vergadering plannen online: hoe doe je dat precies?

23 april 2020 - Aangezien we met z’n allen vaker thuiswerken, vinden er ook steeds meer online vergaderingen plaats. In sommige gevallen dien je hierbij vooraf de vergaderingen in te plannen. Wij leggen jou precies uit hoe dat werkt!

De juiste online vergadertools

Zorg ten eerste dat je de juiste tools gebruikt voor online vergaderen. Zoals bij 3CX kun je bij de meeste tools een online vergadering vooruitplannen. Weet je niet welke online vergadertool je moet kiezen? Bekijk dan onze online vergadergids. Hier kun je alle gratis en professionele vergadertools vinden, inclusief tips voor je vergadering online.

Vergadering plannen online in 6 stappen

Lukt het niet om binnen jouw vergadertool een vergadering online te plannen? Dan kun je natuurlijk een vergadering plannen via je e-mailprogramma (Gmail, Outlook, etc.) met daarin de desbetreffende vergaderlink. Hieronder leggen wij je uit hoe je dat precies doet: 

1. Maak een online vergaderruimte aan binnen je online vergadertool.
2. Kopieer de link naar de vergadering, die automatisch voor jouw online vergadering wordt aangemaakt.
3. Start een nieuwe vergadering binnen je e-mailprogramma en kies een gewenst vergadermoment. Lukt dit niet? Dan kun je altijd een datumprikker versturen.
4. Nodig deelnemers uit door e-mailadressen toe te voegen aan de mail.
5. Plak de link naar jouw online vergaderruimte in de mail.
6. Je bent nu klaar om de e-mail van je geplande online vergadering te versturen!

Tools met slimme koppelingen

Bepaalde online vergadertools stellen jou in staat om rechtstreeks een uitnodiging te versturen. Dit komt vanwege de integratie met jouw e-mailprogramma. Super handig als jij veel gebruik maakt van online vergaderen! 3CX en Microsoft Teams zijn hier twee voorbeelden van. Werk je toevallig met 3CX voor jouw online vergadering? In dit filmpje zie je hoe je gemakkelijk vanuit 3CX een online vergadering kunt opstarten.

Werk je met Microsoft Teams en Outlook? Dan kun je ook via je Outlook een Teams vergadering plannen online. Dit doe je door de agenda-weergave te openen in Outlook en bij ‘Start’ op ‘Nieuwe Teams-vergadering’ te klikken.