Een beller die je voicemail krijgt, heeft al een drempel genomen. Die wil geen excuses horen, maar een verwachting. Noem daarom altijd je bedrijfsnaam, want veel mensen bellen meerdere partijen tegelijk en weten na drie seconden niet meer wie ze aan de lijn hadden.
Geef vervolgens een termijn die je waarmaakt. Zeg je dat je dezelfde werkdag terugbelt, dan is dat een belofte waar je op afgerekend wordt. Vaag blijven is niet veiliger: wie geen moment hoort, probeert het ergens anders.
Gebruik per situatie een eigen opname. Eén algemene boodschap voor alles klinkt al snel alsof er niemand meeluistert.
Je hebt Van Dalen Techniek gebeld. Op dit moment zijn al onze collega's in gesprek. Laat je naam en telefoonnummer achter, dan bellen we je binnen twee uur terug. Liever meteen geholpen? Mail dan naar het adres op onze website.
Je belt Fysiopraktijk de Hoogstraat. Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, van acht tot zes. Spreek je naam, je telefoonnummer en de reden van je oproep in, dan nemen we de eerstvolgende werkdag contact met je op. Gaat het om een afspraak verzetten, dan kan dat ook via onze online agenda.
Met Marieke Boskamp van Boskamp Advies. Ik ben tot en met vrijdag de achttiende afwezig. Voor dringende zaken kun je mijn collega Jeroen bereiken op het nummer dat je op onze contactpagina vindt. Laat anders een bericht achter, dan kom ik er na mijn terugkeer op terug.
Je hebt de debiteurenadministratie van Kemper Groothandel gebeld. Laat je klantnummer en je factuurnummer achter, dan zoeken we het uit voordat we terugbellen. Zo hoef je niet twee keer hetzelfde verhaal te doen.
De techniek telt zwaarder dan de tekst. Neem op in een stille ruimte, houd de telefoon of headset op vaste afstand en spreek iets langzamer dan je normaal praat. Lees de tekst van papier, dan hoor je geen zoekende zinnen terug.
Luister de opname altijd terug op het apparaat waarop bellers hem horen, dus via de telefoonlijn en niet op je laptopspeakers. Een opname die op je computer prima klinkt, kan over de lijn blikkerig of te zacht uitvallen. Twee of drie keer opnieuw inspreken is normaal.
Voor het hoofdnummer en het keuzemenu kiezen veel bedrijven een ingehuurde stem, omdat die berichten duizenden keren worden afgespeeld. Voor persoonlijke voicemailboxen werkt je eigen stem beter: bellers die jou kennen, horen liever jou dan een onbekende.
Waar je voicemail staat ingesteld, bepaalt hoeveel je ermee kunt. In een cloudplatform beheer je je eigen box en je eigen begroeting, en kun je per afdeling een aparte box inrichten. Berichten komen binnen op één plek, ook als je afwisselend vanaf kantoor en onderweg werkt, zodat je nooit twee boxen hoeft af te luisteren.
In ConnectMe, het centrale venster op het Dstny UCaaS platform beheer je je voicemail naast je status, je doorschakelingen en je adresboek. Werk je afwisselend vast en mobiel, dan houd je met vast-mobiel integratie één voicemail voor je vaste en je mobiele toestel.
Voicemail is zelden je beste eerste optie. Laat een oproep eerst een belgroep aflopen, daarna een wachtrij, en pas als niemand opneemt de box aanslaan. Een spraakgestuurde digitale assistent kan dat moment ook opvangen: die neemt op, vraagt uit waar het over gaat en legt een terugbelverzoek vast dat bij de juiste afdeling terechtkomt.
Een voicemail die niemand afluistert, is schadelijker dan geen voicemail. Zet de box uit op nummers waar je structureel niet op reageert, en laat bellers dan doorschakelen of een melding horen met een alternatief kanaal.
Hetzelfde geldt voor teams die continu bezet zijn. Daar werkt een wachtrij met een gemelde wachttijd beter, omdat de beller zelf kan kiezen of hij blijft hangen. Over de rol van spraak naast chat en mail in verspreide teams gaat dit stuk over waarom bellen onmisbaar blijft bij hybride werken.
Schrijf per situatie een tekst van vier regels, lees ze hardop voor en neem pas daarna op. Wil je de voicemail onderdeel maken van een breder opgezette bereikbaarheid, lees dan hoe bellen, chat en samenwerken in één platform samenkomen. Richt je een nieuw afdelingsnummer in, kijk dan eerst welke netnummers er in Nederland beschikbaar zijn en vraag daarna een 088-nummer aan voor je centrale bereikbaarheid.