Die tweede kant levert het meeste op en krijgt meestal de minste aandacht. Technisch reist nummerweergave vaste telefoon mee als een nummer bij de oproep. Blijft je display leeg, dan is dat nummer onderweg onderdrukt of helemaal niet meegestuurd. Daarna gaat het over de zakelijke keuze: stuur je het centrale bedrijfsnummer mee of een persoonlijk doorkiesnummer, wat je klant ziet als je mobiel belt, en hoe je een binnenkomend nummer koppelt aan wat je al van die klant weet.
Nummerweergave, technisch CLIP genoemd, is de dienst die het telefoonnummer van de beller naar je toestel stuurt. Voluit staat CLIP voor Calling Line Identification Presentation. Het nummer reist mee als signalering naast het gesprek zelf, en je toestel of je platform leest dat uit en zet het op het display.
Houd het onderscheid met nummerherkenning scherp. Nummerweergave toont alleen de cijfers. Nummerherkenning zoekt dat nummer op in je contacten of in je klantsysteem en zet er een naam en een dossier bij, zodat je meteen ziet dat je grootste klant belt. De eerste komt van je telecomprovider, de tweede regel je met je telefonieplatform en een koppeling naar je bedrijfssoftware.
Bij moderne telefonie loopt dat signaal via internet in plaats van via een koperlijn. De uitleg over wat VoIP is en hoe bellen via internet werkt geeft het complete beeld. Voor nummerweergave is het belangrijkste verschil dat je de instelling niet meer per toestel zoekt, maar centraal regelt voor een gebruiker, een afdeling of een heel nummerblok.
Begin bij je toestel. Op de meeste vaste telefoons vind je de optie onder een menu als oproepinstellingen, telefoonfuncties of display. Staat het daar aan en blijft het display leeg, dan zit het probleem verder in de keten en ga je een niveau hoger kijken.
Dat niveau hoger is je telefooncentrale. Werk je met een platform in de cloud, dan zit de schakelaar in het beheerportaal en stel je hem per gebruiker of per afdeling in, zodat je het niet toestel voor toestel hoeft te doen. Lukt het daar ook niet, dan meld je het bij je telecomprovider: sommige aansluitingen moeten de dienst op netwerkniveau geactiveerd hebben.
Zie je bij sommige bellers wel een nummer en bij andere niet, dan onderdrukt die beller zijn eigen nummer. Dat kun je van jouw kant niet oplossen en het is meteen de meest voorkomende verklaring. Blijft het display bij iedereen leeg, loop dan deze korte volgorde af voordat je er iemand bij haalt.
Kost elke wijziging je een rondje langs de toestellen of moet je bellen voor iets simpels als een doorschakeling, dan loop je tegen de grenzen van een oude opzet aan. Het verschil met een centrale in de cloud staat op een rij in het stuk over een analoge telefooncentrale tegenover een VoIP-telefooncentrale.
Wil je een keer uitbellen zonder je nummer te tonen, dan werkt bij veel aanbieders in Nederland de code *31# voor het nummer dat je draait. Die eenmalige onderdrukking heet CLIR. Voor een hele lijn of voor je organisatie stel je dat vaak ook permanent in.
Zakelijk is dat zelden een goed idee. Veel mensen nemen een anonieme oproep niet op en een deel van de bedrijven weigert ze automatisch. Laat je nummer dus zien als je klanten of leveranciers belt, en houd onderdrukking voor de enkele uitzondering waar je een duidelijke reden voor hebt.
Aan de uitgaande kant bepaal jij wat de ontvanger op het display krijgt. Je kunt per medewerker het eigen doorkiesnummer meesturen, of voor iedereen het centrale bedrijfsnummer laten zien. Die keuze bepaalt waar het terugbelletje landt, en daarmee hoe je bereikbaarheid eruitziet.
Met een doorkiesnummer belt de klant je collega rechtstreeks terug. Fijn voor accountmanagement en verkoop, waar persoonlijk contact de bedoeling is. Het risico is dat het terugbelletje op een lege stoel uitkomt zodra die collega op vakantie of onderweg is. Met het centrale bedrijfsnummer komt elke terugbeller in de wachtrij of bij de juiste belgroep terecht, waar altijd iemand opneemt. Dat past bij support, administratie en planning.
In de praktijk werkt een combinatie het beste: klantteams sturen hun doorkiesnummer mee, afdelingen die op bezetting draaien sturen het bedrijfsnummer mee. Leg die afspraak eenmalig vast in je platform per gebruiker of per groep, dan hoeft niemand er tijdens het bellen over na te denken. In Dstny UCaaS heb je volledige controle over je uitgaande caller-ID, en in ConnectMe bepaal je zelf hoe je nummer wordt weergegeven. Heb je nog geen centraal nummer dat losstaat van een plaats, dan kun je een landelijk 085-nummer regelen als centraal bedrijfsnummer. Landelijke nummers zijn niet aan een stad gebonden. Welke reeksen wel geografisch zijn, lees je bij meer over netnummers.
Overstappen betekent overigens niet dat je je nummers kwijtraakt. Nummerportabiliteit is in Nederland wettelijk geregeld, dus je neemt je vaste zakelijke nummers mee naar een andere aanbieder en houdt je uitgaande weergave zoals die was.
Zodra je collega's mobiel gaan bellen, valt de afspraak over nummerweergave vaak om. De klant krijgt ineens een 06-nummer in beeld, slaat dat op en belt voortaan buiten je bereikbaarheidsregels om. Met Dstny UCaaS Mobiel los je dat op: je vaste zakelijke nummer staat op je mobiel, je belt met de standaard telefoonapp en je klant ziet het vaste zakelijke nummer, ook als je uitbelt, of je nu op kantoor zit of onderweg bent.
Dat scheelt meer dan een nummer op een display. Je hebt één voicemail voor je vaste en je mobiele toestel, collega's zien je beschikbaarheid ook als je mobiel belt, en een collega verbindt een gesprek direct door naar je mobiel. Het gesprek loopt via de native dialer over het Odido-netwerk, met landelijke dekking.
Voor teams die veel onderweg zijn, betekent dit dat je maar één nummer hoeft te communiceren. Belt een klant terug, dan komt dat gesprek binnen op je vaste zakelijke nummer en dus volgens je eigen bereikbaarheidsregels.
Nummerweergave is de basis, maar je haalt er pas winst uit als het nummer gekoppeld wordt aan wat je al van die beller weet. Door je telefonie te integreren met je CRM- of ERP-systeem heb je je klantgegevens in je telefooncentrale en andersom, en krijg je bij een inkomend gesprek meteen in beeld wat je al van je klant weet. Bij het opnemen zie je in de Dstny-client op je computer meteen met wie je spreekt; op je mobiel krijg je geen pop-up.
Dstny heeft 80+ integraties, onder meer met AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics 365, Salesforce en HubSpot. Binnen zo'n koppeling met je CRM of ERP zitten functies die het nummer in beeld omzetten in bruikbare context:
Met Call Journey krijg je snel inzicht in het gesprekstraject van de inkomende beller, inclusief wachtrijtijden, doorschakelingen en eerdere medewerkers. Last Agent Routing verbindt een terugkerende beller automatisch door met de medewerker die hij eerder sprak. Met Call Tagging markeer je oproepen met vooraf gedefinieerde of CRM-tags, en gebruik je het API-platform voor je rapportage.
Zodra je telefoonnummers vastlegt en aan klantgegevens knoopt, verwerk je persoonsgegevens en geldt de AVG. Zorg dat je een grondslag hebt voor die verwerking, dat je mensen informeert wanneer je gesprekken opneemt en dat je gespreksgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel dat je hebt vastgelegd. Leg dat vast in je eigen privacybeleid en houd het gelijk met hoe je met andere klantdata omgaat.
Eén vaste keuze per medewerker werkt niet altijd. Je accountmanager wil zijn doorkiesnummer meesturen bij vaste klanten, maar het bedrijfsnummer als hij namens de servicedesk belt. Een collega die voor twee merken of twee vestigingen werkt, wil per gesprek het bijbehorende nummer laten zien.
Daarvoor is Caller ID Selection er: je gebruikt de apps van het platform om het nummer met 1 klik te wijzigen. Geen beheerder nodig, geen ticket, geen wachttijd tot de volgende werkdag. Je collega kiest voor het uitbellen welk nummer eronder staat en de ontvanger ziet precies het nummer dat bij dat gesprek hoort.
Spreek wel af welke nummers in die keuzelijst horen en waarvoor je ze gebruikt. Een korte richtlijn van een paar regels, opgenomen in je inwerkafspraken, voorkomt dat er drie verschillende nummers door de markt gaan die geen van alle bij je hoofdnummer uitkomen. Twijfel je welke opzet bij je organisatie past, gebruik de keuzehulp voor zakelijke telefonie als vertrekpunt en toets daarna je nummerplan tegen de manier waarop je teams echt werken.