Bij een doorschakeling blijft het gebelde nummer het startpunt. De beller kiest jouw vaste nummer, en het netwerk stuurt de oproep daarna door naar de bestemming die jij hebt vastgelegd. De beller merkt er in het gunstigste geval niets van, behalve dat het gesprek ergens anders wordt aangenomen.
Het verschil met doorverbinden is dat doorschakelen vooraf is ingesteld en zonder tussenkomst werkt. Doorverbinden doe je tijdens een lopend gesprek, met een toets of met een sleepbeweging in je app. Beide functies zitten standaard in een zakelijk telefonieplatform, maar ze lossen een ander probleem op.
Vrijwel elke aanbieder kent dezelfde vier varianten. Welke je kiest, hangt af van wat er mis dreigt te gaan in je bereikbaarheid.
Combineer ze gerust. Een logische opbouw is: bij geen gehoor naar de belgroep, bij bezet naar diezelfde groep, bij onbereikbaar naar een nummer buiten het pand. Zo valt er geen oproep tussen wal en schip.
Op een los toestel aan een traditionele lijn gebruik je een korte toetsencode, gevolgd door het bestemmingsnummer. Welke code dat is, verschilt per aanbieder en per toesteltype, dus raadpleeg de handleiding van je eigen lijn. Het nadeel is dat de instelling op dat ene toestel blijft hangen en niemand anders hem kan zien of terugdraaien.
Hangt je nummer aan een telefooncentrale, dan ligt de regie centraal. Een beheerder legt de regels vast voor alle nummers tegelijk en kan ze op afstand aanpassen. Het verschil tussen die twee werelden is uitgewerkt in de vergelijking van een analoge telefooncentrale en een VoIP-centrale.
In een cloudomgeving zoals Dstny UCaaS beheer je de volledige telefonieomgeving via één online platform. Doorschakelen hoort daar bij de standaard belfuncties, en in ConnectMe stel je zelf in dat inkomende gesprekken op basis van je status worden doorgeschakeld. Wat die opzet technisch inhoudt, staat beschreven in de toelichting op telefonie die bij de aanbieder in de cloud draait.
De interessantste toepassing is niet de losse schakelaar, maar de regel eronder. Je koppelt een bestemming aan een status: in vergadering, lunch, verlof, buiten openingstijden. Zet je je status om, dan verhuist het verkeer mee zonder dat je nog ergens een nummer intypt. In ConnectMe heet dat doorschakelen per activiteit, en via de kalender plan je terugkerende statussen vooruit.
Neem een installatiebedrijf met een handvol monteurs: tussen acht en vijf komen oproepen binnen op de werkvoorbereiding, daarna gaan ze naar de storingsdienst, en in het weekend naar een vast nummer met een gesproken bericht over de bereikbaarheid. Dat schema staat één keer vast en draait daarna vanzelf.
Werk je met meerdere locaties onder één hoofdnummer, dan bepaalt de nummerreeks mede hoe je routeert. Welke reeksen daarvoor gangbaar zijn, lees je in het overzicht van netnummers en hun gebruik per regio.
Doorschakelingen worden aangezet en daarna vergeten. Dat is veruit de grootste oorzaak van verdwenen oproepen. Een paar andere valkuilen komen regelmatig terug.
Loop daarom elk kwartaal de actieve regels langs en bel je eigen hoofdnummer een keer na. Dat kost weinig tijd en levert meer op dan welke instelling ook.
Doorschakelen is een kleine instelling met grote gevolgen voor wie je wel en niet spreekt. Breng eerst in kaart welke oproepen waar horen te landen, leg dat vast in schema's en test het geheel voordat je het loslaat. Dstny richt die routering in binnen het Dstny UCaaS-platform voor zakelijke communicatie, en helpt je bij het aanvragen van een 085-nummer als landelijk hoofdnummer waar alle routes op uitkomen.