Een VoIP toestel doet drie dingen tegelijk. Het digitaliseert je stem, verpakt die in kleine pakketjes en stuurt ze naar het telefonieplatform dat jouw gesprek verder routeert. Aan de andere kant gebeurt hetzelfde omgekeerd. Dat hele rondje gaat zo snel dat je het verschil met een analoge lijn niet hoort.
De omzetting gebeurt met een codec, een stukje software dat geluid comprimeert. Daarna meldt het toestel zich met het SIP-protocol aan bij het platform, zodat het weet welk nummer bij welk apparaat hoort. Bel je uit, dan onderhandelen beide kanten eerst over de verbinding en pas daarna stroomt het geluid.
Een gesprek vraagt weinig bandbreedte, maar spraak is wel gevoelig voor vertraging en voor pakketjes die in de verkeerde volgorde aankomen. Daarom reserveer je op je router capaciteit voor telefonie, zodat een grote upload je gesprek niet verstoort.
Het woord telefoon dekt inmiddels een hele familie apparaten. Welke je kiest hangt af van waar iemand werkt en hoeveel gesprekken die persoon per dag voert.
Een installatiebedrijf met vier monteurs lost dat vaak gemengd op. Op kantoor staan twee bureautoestellen voor de planning, de monteurs bellen mobiel met het bedrijfsnummer, en de werkplaats heeft een DECT-handset aan de muur hangen.
De drempel is lager dan bij een traditionele centrale. Je hebt een stabiele internetverbinding nodig, toestellen die SIP spreken, en een telefonieplatform dat de routering regelt. Vaak komt daar een switch bij die stroom over de netwerkkabel levert, zodat je bureautoestellen geen eigen adapter nodig hebben.
Daarnaast kies je je nummers. Je kunt bestaande nummers meenemen of nieuwe aanvragen, en het is de moeite waard om vooraf te bepalen welk netnummer bij je bedrijf en je verzorgingsgebied past. Een regionaal nummer straalt lokale binding uit, een landelijk nummer juist bereik over provincies heen.
Het platform eronder is de rest van het werk. In een cloud telefooncentrale voor zakelijk VoIP bellen stel je belgroepen, wachtrijen, keuzemenu's en openingstijden in zonder dat er apparatuur in je meterkast staat.
Toestellen koop je of lease je per stuk, en daar zit flinke spreiding in tussen een eenvoudig model en een toestel met een kleurenscherm en meerdere lijntoetsen. De grotere post is de maandelijkse licentie per gebruiker, want die bepaalt welke functies je krijgt.
De besparing komt zelden uit het beltarief alleen. Ze zit vooral in het verdwijnen van onderhoudscontracten op hardware, in gebruikers die je zelf aan- en afzet, en in het samenbrengen van vaste en mobiele telefonie op één platform. Welke posten je precies moet vergelijken, staat uitgewerkt in dit overzicht over waar je op let bij de kosten van VoIP bellen.
Een los toestel is maar de helft van het verhaal. De functies die je dagelijks gebruikt, komen van het platform: doorverbinden, parkeren, wachtrijen, status per activiteit en zien of een collega vrij is. Dstny UCaaS vormt die basis, met ConnectMe als het venster erop voor desktop, mobiel en web.
Daar hangen vervolgens de uitbreidingen onder die je per afdeling kiest, van een koppeling met je CRM, waarvoor Dstny 80+ integraties heeft, tot gespreksopname en rapportage over je wachtrijen. Wil je eerst de techniek eronder begrijpen, lees dan de uitleg over hoe Voice over IP in de praktijk werkt, en vergelijk die met het model waarin je centrale als gehoste dienst bij je provider draait.
Breng eerst in kaart hoeveel mensen tegelijk bellen, welke toestellen echt nodig zijn en welke nummers mee moeten. Met die lijst in de hand wordt de keuze tussen aanbieders een stuk eenvoudiger. Begin je met een landelijk bereikbaar bedrijfsnummer, dan kun je direct een zakelijk 085-nummer aanvragen voor je VoIP telefonie en de toestellen daarna gefaseerd uitrollen.