Wat zakelijke telefonie mkb-bedrijven biedt
Bij Dstny loopt alles via één platform: Dstny UCaaS. Daarin zitten de belfuncties die je op elk apparaat verwacht, zoals bellen, gebeld worden, doorschakelen en wachtrijen, plus belgroepen, keuzemenu's, gespreksopname en supervisorfunctionaliteit. Daar hangen de onderdelen onder die je er zelf bij kiest.
- ConnectMe, het centrale venster naar het platform, op desktop, mobiel en web
- Dstny UCaaS Mobiel (VaMo) voor vast-mobiel integratie met de standaard telefoonapp van je mobiel
- Microsoft Teams, via Call2Teams of via Teams Connect
- Business Integrations voor koppelingen met je CRM of ERP
- Business Analytics voor wachtrijcijfers, dashboards en rapportages
- de Dstny Digitale Assistent als AI-add-on
Je hoeft dus niet vooraf alles te bepalen. Wat je wel vooraf bepaalt, is op welk fundament je gaat zitten. De opbouw van het Dstny UCaaS platform voor zakelijke communicatie laat zien welke onderdelen er beschikbaar zijn.
Tel eerst je gebruikers en je werkplekken
Licenties gaan per gebruiker, niet per toestel. Tel dus iedereen die zelf belt of gebeld wordt, inclusief de parttimers. Iemand die een telefoon op kantoor heeft staan en ook mobiel bereikbaar is, blijft één gebruiker.
Daarna splits je die groep op naar manier van werken. Een buitendienstmedewerker belt de hele dag mobiel. Een binnendienstmedewerker zit in een wachtrij en verbindt door. Een directeur wil vooral niet gestoord worden tijdens overleg. Dat zijn drie andere profielen en drie andere instellingen, op hetzelfde platform.
Zit je nog in de oriëntatiefase, loop dan de keuzehulp voor zakelijke telefonie langs voordat je offertes opvraagt.
Bellen via een app of native via de simkaart
Dit is het punt waarop pakketten echt verschillen, en het punt dat in offertes vaak onder dezelfde term wordt geschoven.
Bellen via een app
Een softphone belt via een applicatie over je internetverbinding. De app moet draaien, je telefoon moet verbinding hebben met wifi of een databundel, en het gesprek loopt over die dataverbinding. Werkt dat goed, dan heb je er alle platformfuncties bij: doorverbinden, wachtrijen, chat en je adresboek. Loopt de dekking terug in een parkeergarage of op een bouwplaats, dan merk je dat direct in het gesprek.
Native bellen via de simkaart
Dstny UCaaS Mobiel, ook wel VaMo, werkt anders. Je vaste zakelijke nummer staat op je mobiel en je belt met de standaard telefoonapp van je toestel, de native dialer, via het mobiele netwerk. Dat gebeurt via het mobiele netwerk van Odido, de partner van Dstny voor deze dienst, met landelijke dekking.
Wat je daarmee krijgt:
- je vaste zakelijke nummer in beeld bij de ontvanger, ook als je mobiel uitbelt
- één voicemail voor je vaste en je mobiele toestel
- direct doorverbinden naar mobiel
- je beschikbaarheid zichtbaar voor collega's, ook tijdens een mobiel gesprek
- onbeperkt bellen in de EU zonder extra kosten voor de VaMo integratie
Een gesprek verplaatsen tussen softphone, mobiel en webapp kan ook, dus de twee manieren sluiten elkaar niet uit. Een accountmanager onderweg zit beter op vast-mobiel integratie, een supportmedewerker achter een bureau beter in ConnectMe. Vraag bij elke offerte expliciet welke van de twee je krijgt.
Routering, Teams en koppelingen inrichten
Keuzemenu en wachtrijen
Een keuzemenu verdeelt bellers over afdelingen voordat er iemand opneemt. Wachtrijen en belgroepen bepalen daarna wie er daadwerkelijk rinkelt en in welke volgorde. Voor de meeste mkb-bedrijven is twee niveaus diep genoeg: een korte begroeting, twee of drie opties, en daarachter een belgroep.
Wil je dat gesprekken ook buiten kantooruren worden aangenomen, dan is de Dstny Digitale Assistent de AI-variant daarop. Die neemt automatisch op, stelt vragen aan de beller, routeert door naar de juiste afdeling, verzamelt terugbelverzoeken en plant afspraken in via een instelbare agenda. Je stelt hem zelf in via myDstny en je maakt meerdere assistenten aan voor verschillende afdelingen.
Microsoft Teams als werkplek
Werkt je team de hele dag in Microsoft Teams, let dan op het onderscheid tussen twee oplossingen. Call2Teams laat je extern bellen vanuit Teams via Microsoft Direct Routing, met de native dialer van Teams en een Microsoft Teams Phone Standard-licentie per gebruiker die extern belt. Teams Connect doet iets anders: daarmee regel je binnen Teams je beschikbaarheidsstatus, voicemailinstellingen, nummerherkenning en groepsdeelname, en je Teams-status wordt automatisch overgenomen in Dstny UCaaS. Teams is in beide gevallen de werkplek, het telefonieplatform ligt eronder.
CRM- en ERP-koppeling
Door je cloud telefonie te integreren met je CRM- of ERP-systeem krijg je bij een inkomend gesprek in de Dstny-client op je computer meteen in beeld wat je al van je klant weet. Op je mobiel krijg je geen pop-up, ook niet met vast-mobiel integratie. Dstny heeft 80+ integraties met veelgebruikte pakketten, waaronder AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, HubSpot, Teamleader en TOPdesk.
De functies die je daarbij inzet zijn onder meer Call Journey voor inzicht in het gesprekstraject van de beller, Last Agent Routing dat terugkerende bellers doorverbindt met de medewerker die ze eerder spraken, Call Tagging om oproepen te markeren, Caller ID Selection om je uitgaande nummer met één klik te wisselen en Call Recording om opnamen te doorzoeken en te bewaren.
Werk je met opgenomen gesprekken, dan zet de Dstny Transcriptie Tool die om naar leesbare tekst met automatische samenvattingen, via VoIPcube richting je CRM of ERP. Die tool werkt samen met 3CX of Swyx en vereist Call Recording.
Wat zakelijke telefonie voor het mkb kost
Het maandbedrag bestaat uit meer dan de licentieprijs die in de offerte vooraan staat. Reken deze posten mee:
- licenties per gebruiker, vaak in verschillende niveaus
- belkosten of een bundel, met aparte tarieven voor mobiel en buitenland
- nummers en nummerreeksen
- toestellen en headsets, gekocht of in de huur verwerkt
- eenmalige inrichting van keuzemenu's, wachtrijen en koppelingen
- add-ons zoals de AI-assistent, gespreksopname met een lange bewaartermijn of premium rapportage
- de contractduur en wat er gebeurt als je tussentijds gebruikers toevoegt of afschaalt
Let vooral op die laatste. Een scherp tarief bij vijftig gebruikers is weinig waard als je er dit seizoen dertig nodig hebt. Een overzicht van de posten die bij bellen over internet meespelen staat in het stuk over de kosten van VoIP bellen en waar je op moet letten.
Het migratiepad van je huidige centrale
Een overstap verloopt zelden in één nacht, en dat hoeft ook niet. De volgorde die in de praktijk het rustigst werkt:
- inventariseer je nummers, je doorschakelingen en je huidige keuzemenu
- bepaal per medewerker het profiel en de manier van bellen
- bouw de nieuwe inrichting op naast de oude, zonder live verkeer
- test met een klein groepje gebruikers en een testnummer
- regel het nummerbehoud en spreek een omzetdatum af
- schakel om buiten de drukste uren en houd de eerste dagen iemand paraat
Nummers meenemen naar een andere aanbieder gaat via nummerbehoud, voor 085- en 088-nummers reken je op twee tot vier weken na bevestiging van de aanvraag. Vraag die data vroeg op, want ze bepalen je planning. Open je daarbij een nieuwe vestiging, kijk dan ook naar het netnummer dat bij je nieuwe locatie hoort. Waar je bij de leveranciersvergelijking zelf op let, staat in de aandachtspunten bij het kiezen van cloud telefonie.
Van inventarisatie naar een pakket dat past
Begin bij je gebruikerslijst en je gespreksstromen, niet bij de prijslijst. Weet je hoeveel mensen er bellen, wie er mobiel werkt en waar bellers nu op vastlopen, dan is de rest een kwestie van invullen. Wil je daarbij landelijk bereikbaar zijn onder één nummer, dan kun je een 085-nummer regelen voor je bedrijfstelefonie. Zet die stap pas als je weet welke gesprekken erachter terechtkomen.
