Regionaal opleidingscentrum De Leijgraaf is met 9 locaties in Veghel, Oss & Cuijk, circa 5.500 studenten en 700 medewerkers, één van de grotere regiocolleges van Noord-Brabant. Het opleidingscentrum biedt onderwijs in de breedste zin van het woord: van middelbaar beroepsonderwijs tot en met bedrijfsopleidingen, volwassenenonderwijs en inburgeringscursussen.
De Leijgraaf heeft als visie dat de regio het klaslokaal is, en dat zij midden in de regio moeten staan. Vanuit die denkwijze is het van belang dat het instituut en de medewerkers optimaal bereikbaar zijn. Om die situatie te realiseren is er een Europese aanbesteding uitgeschreven, waarbij de communicatie-oplossing van De Leijgraaf opnieuw ingericht diende te worden. Dstny kwam hierbij als meest geschikte partij uit de bus.
De uitdaging
We vroegen Maikel Hoed, Senior Infrastructuur Specialist bij De Leijgraaf, hoe dit proces is verlopen. “Het doel van het project was om de bereikbaarheid van het lesgevend personeel richting studenten te verbeteren. Daarnaast zijn we bij De Leijgraaf erg op zoek naar schaalbaarheid, omdat de docenten- en leerlingenaantallen continu in beweging zijn.”, stelt Maikel.
Vaste en mobiele telefonie is niet “business critical” voor De Leijgraaf, maar het moet natuurlijk wel gewoon goed werken. Dat werd een punt van aandacht, de telefooncentrale die De Leijgraaf in gebruik had was inmiddels verouderd en er was geen support meer mogelijk. “Met 450 vaste toestellen verspreid over verschillende locaties is dat gewoon geen fijn gevoel.”, zegt Maikel.
De aanpak
De Leijgraaf heeft voor de aanbesteding een team specialisten de wensen en eisen in kaart laten brengen. Maikel: “De deelnemers die zich hiervoor hebben ingeschreven zijn we allemaal individueel gaan beoordelen. Dstny kwam hier al duidelijke winnaar naar voren, in vrijwel alle stadiums en facetten.”
Om medewerkers van De Leijgraaf optimaal bereikbaar te maken was een “Hosted Voips Expert” telefonieomgeving de juiste oplossing. “Hier zitten veel voordelen aan qua schaalbaarheid”, zegt Nils Nijhof van Dstny. “Je moet het zien als een alles-in-één licentie.” Dat betekent dat je één vast bedrag per maand betaalt voor alle functionaliteit en onbeperkt gebruikers aan kunt maken of verwijderen.”
Het resultaat
De Leijgraaf heeft een grote verschuiving doorgemaakt van vaste naar mobiele toestellen. “Voor we dit project in zijn gegaan hadden we zelf 175 mobiele abonnementen. Dat zijn er op dit moment ongeveer 430. Om dit recht te trekken is er een krimp gerealiseerd van 300 vaste toestellen.”, vertelt Maikel.
Daarnaast vroegen wij hem naar de grootste verandering ten opzichte van de vorige oplossing. “Het mooiste aan de oplossing is dat de frontoffice-medewerkers nu een webclient (softwaretool, te openen in de browser) gebruiken. Zij werken op meerdere locaties, vanuit verschillende kantoren.”, zegt hij. “Op dit moment is het een kwestie van je headset aansluiten aan je PC, je start de webclient en je bent gewoon beschikbaar. Dat is gewoon ideaal.”
“Het was gewoon wij riepen en jullie sprongen. Dat was gewoon echt een ervaring.”
– Maikel Hoed
Toen COVID-19 om de hoek kwam kijken kwamen er natuurlijk nieuwe uitdagingen en werd het speelveld weer anders. Concreet voorbeeld is dat er ineens maar een beperkt aantal medewerkers en stagiaires van de servicedesk samen in één kantoor kunnen zitten. De Leijgraaf heeft ook op dat vlak veel profijt van de nieuwe mogelijkheden: “De webclient is ideaal om deze medewerkers ook vanuit thuis mee te laten draaien in het team, door telefoontjes aan te nemen met de webclient.”
De samenwerking
Zowel bij de invulling van de wensen en eisen van de aanbesteding als de uitrol en aanpassingen door COVID-19 heeft Dstny ruim voldaan aan de verwachtingen van De Leijgraaf.
“Dstny heeft ons hier uitstekend bij geholpen en is voornamelijk in deze periode onze meedenkende partner geweest in meerdere facetten.”, vertelt Maikel, “Dstny is altijd bereikbaar wanneer je ze nodig hebt. Ik heb met veel verschillende leveranciers gewerkt in het verleden, ook bij De Leijgraaf. Maar over Dstny ben ik wel echt positief verrast.”